QUYẾT ĐỊNH

Phê duyệt quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính:

Đăng ký kết hôn, xác nhận tình trạng hôn nhân trực tuyến thuộc thẩm quyền giải quyết của Uỷ ban nhân

dân cấp huyện/Uỷ ban nhân dân cấp xã

GIÁM ĐỐC SỞ TƯ PHÁP THANH HÓA

Căn cứ Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế tiếp nhận hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính;

Căn cứ Thông tư số 01/2018/TT-VPCP ngày 23 tháng 11 năm 2018 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thi hành một số quy định của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23 tháng 4 năm 2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế tiếp nhận hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính;

Căn cứ Quyết định số 933/QĐ-UBND ngày 18/3/2019 của Chủ tịch UBND tỉnh Thanh Hóa về việc ủy quyền ký phê duyệt quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa;

Căn cứ Quyết định số 309/QĐ-UBND ngày 10/3/2023 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về việc ban hành quy trình giải quyết thủ tục hành chính: Đăng ký kết hôn, xác nhận tình trạng hôn nhân trực tuyến;

Xét đề nghị của Trưởng Phòng Hành chính Tư pháp.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Phê duyệt Quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính: Đăng ký kết hôn, xác nhận tình trạng hôn nhân trực tuyến thuộc thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã (có Phụ lục kèm theo).

Điều 2. Sở Tư pháp có trách nhiệm phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh (Trung tâm phục vụ hành chính công) và các cơ quan, đơn vị có liên quan tổ chức thực hiện việc cập nhật thông tin, dữ liệu điện tử về việc tiếp nhận, giải

quyết hồ sơ, trả kết quả thủ tục hành chính lên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tỉnh theo quy định.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Chánh Văn phòng, Trưởng Phòng Hành chính Tư pháp và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

2

QUY TRÌNH

Nội bộ trong giải quyết thủ tục hành chính: Đăng ký kết hôn, xác nhận tình trạng hôn nhân trực tuyến thuộc thẩm quyền giải quyết của Uỷ ban nhân dân cấp huyện, Uỷ ban nhân dân cấp xã

(Kèm theo Quyết định số  170  /QĐ-STP ngày 14  / 7/2023 của Giám đốc Sở Tư pháp Thanh Hóa)

I.Phạm vi áp dụng

• Quy trình giải quyết thủ tục hành chính (TTHC): Đăng ký kết hôn (ĐKKH), Xác nhận tình trạng hôn nhân (XNTTHN) áp dụng đối với trường hợp người có yêu cầu là công dân Việt Nam thực hiện thủ tục ĐKKH tại Ủy ban nhân dân cấp huyện/Ủy ban nhân dân cấp xã.
• Người có yêu cầu thực hiện TTHC: ĐKKH, XNTTHN nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến trên Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tỉnh.

II.Thời gian giải quyết

• Đối với hồ sơ đăng ký kết hôn thuộc thẩm quyền giải quyết của Uỷ ban nhân dân cấp huyện: 15 ngày làm việc.
• Đối với hồ sơ đăng ký kết hôn thuộc thẩm quyền giải quyết của Uỷ ban nhân dân cấp xã: Ngay trong ngày làm việc. Trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ mà không giải quyết được ngay thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo. Trường hợp cần xác minh điều kiện kết hôn của hai bên nam, nữ thì thời hạn giải quyết không quá 5 ngày làm việc.
• Đối với hồ sơ xác nhận tình trạng hôn nhân: Trong ngày làm việc.

III.Quy trình thực hiện

1. Bước 1:

• Công dân có yêu cầu truy cập Cổng dịch vụ công quốc gia/Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tỉnh Thanh Hóa (https://dichvucong.gov.vn / http://dichvucong.thanhhoa.gov.vn), đăng ký tài khoản (nếu chưa có tài khoản), xác thực người dùng theo hướng dẫn, đăng nhập vào Hệ thống; lựa chọn cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền giải quyết thủ tục Đăng ký kết hôn và thực hiện quy trình nộp hồ sơ đăng ký kết hôn, xác nhận tình trạng hôn nhân trực tuyến (thực hiện nhập đầy đủ các thông tin được yêu cầu).

Cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền giải quyết thủ tục ĐKKH theo quy định tại khoản 1 Điều 17 (UBND cấp xã nơi cư trú của một trong hai bên nam, nữ), khoản 1 Điều 37 Luật Hộ tịch (UBND cấp huyện nơi cư trú của công dân Việt Nam).

- Người có yêu cầu cung cấp thông tin trên biểu mẫu điện tử tương tác ĐKKH, XNTTHN (có mẫu kèm theo); đính kèm bản chụp hoặc bản sao điện tử các giấy tờ, tài liệu theo quy định; nộp phí, lệ phí thông qua chức năng thanh toán trực tuyến hoặc bằng cách thức khác theo quy định pháp luật, hoàn tất việc nộp hồ sơ.

1. Bước 2: (Đối với thủ tục đăng ký kết hôn trong nước: thời gian xử lý là 01 giờ làm việc. Đối với thủ tục đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài: thời gian xử lý là 0,5 ngày làm việc)

Sau khi người có yêu cầu thực hiện thủ tục hành chính hoàn tất việc nộp hồ sơ trực tuyến, công chức trực tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả cấp huyện, cấp xã truy cập Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính kiểm tra tính chính xác, đầy đủ, thống nhất, hợp lệ của hồ sơ.

Trường hợp hồ sơ đầy đủ và hợp lệ thì tiếp nhận hồ sơ, nhập các thông tin cơ bản về bộ hồ sơ, kiểm tra các thành phần hồ sơ, số hóa hồ sơ, chuyển hồ sơ về Phòng Tư pháp (đối với thủ tục đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài) hoặc Công chức Tư pháp - Hộ tịch cấp xã (đối với thủ tục đăng ký kết hôn trong nước) để xử lý hồ sơ, đồng thời gửi thông báo qua thư điện tử hoặc tin nhắn qua điện thoại cho người có yêu cầu, trong đó nêu rõ thời gian trả kết quả. Trường hợp tiếp nhận hồ sơ sau 15h00 không thể giải quyết ngay thì gửi Phiếu hẹn, trả kết quả qua thư điện tử hoặc tin nhắn qua điện thoại di động cho người có yêu cầu, trong đó nêu rõ thời gian trả kết quả trong ngày làm việc tiếptheo.

Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì gửi thông báo qua thư điện tử hoặc tin nhắn qua điện thoại cho người có yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung để người có yêu cầu bổ sung và hoàn thiện. Sau khi hoàn thiện hồ sơ thì thực hiện quy trình theo bước2.1.

Trường hợp người có yêu cầu không bổ sung, hoàn thiện được hồ sơ thì báo cáo Lãnh đạo UBND gửi thông báo từ chối giải quyết qua thư điện tử hoặc tin nhắn qua điện thoại di động cho người yêucầu.

3.Bước 3: Công chức làm công tác hộ tịch thẩm tra hồ sơ

Đối với trường hợp đăng ký kết hôn tại UBND cấp xã (Thời gian xử lý: 0,5 ngày làm việc, trường hợp phải kiểm tra, xác minh về điều kiện kết hôn thì thời gian là 4,5 ngày làm việc):

• Trường hợp hồ sơ cần bổ sung, hoàn thiện hoặc không đủ điều kiện giải quyết, phải từ chối thì gửi thông báo về tình trạng hồ sơ tới Bộ phận một cửa để thông báo cho người nộp hồ sơ - thực hiện lại bước 2.2 hoặc 2.3.
• Trường hợp cần phải kiểm tra, xác minh làm rõ hoặc do nguyên nhân khác mà không thể trả kết quả đúng thời gian đã hẹn thì gửi Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả qua thư điện tử hoặc gửi tin nhắn qua điện thoại di động cho người có yêu cầu.

• Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện giải quyết:

+ Trường hợp công dân Việt Nam có yêu cầu đăng ký kết hôn tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi công dân thường trú: Công chức Tư pháp - Hộ tịch tiếp nhận hồ sơ tự kiểm tra, xác minh về tình trạng hôn nhân của công dân.

+ Trường hợp công dân Việt Nam có yêu cầu đăng ký kết hôn không thường trú tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi nộp hồ sơ đăng ký kết hôn: Công chức Tư pháp - Hộ tịch tiếp nhận hồ sơ sử dụng chức năng trên Hệ thống kiểm tra tình trạng hôn nhân (nếu Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử có đủ thông tin của công dân), trường hợp không kiểm tra được tình trạng hôn nhân của công dân thì bóc tách hồ sơ xác nhận tình trạng hôn nhân chuyển Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền xác nhận tình trạng hôn nhân để xử lý.

Ngay khi nhận được yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân, công chức Tư pháp - Hộ tịch của Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có thẩm quyền xác nhận tình trạng hôn nhân có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ trên Hệ thống, kiểm tra, xác minh thông tin tình trạng hôn nhân của công dân, hoàn tất thủ tục xác nhận tình trạng hôn nhân, chuyển trả kết quả là thông tin về Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (ký số) cho Ủy ban nhân dân nơi tiếp nhận hồ sơ Đăng ký kết hôn.

b) Đối với trường hợp đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài (thời gian xử lý: 10 ngày làm việc)

• Chuyên viên Phòng Tư pháp tiếp nhận hồ sơ sử dụng chức năng trên Hệ thống kiểm tra tình trạng hôn nhân (nếu Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử có đủ thông tin của công dân), trường hợp không kiểm tra được tình trạng hôn nhân của công dân thì bóc tách hồ sơ xác nhận tình trạng hôn nhân chuyển Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền xác nhận tình trạng hôn nhân để xử lý.
• Ngay khi nhận được yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân, công chức Tư pháp - hộ tịch của Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền xác nhận tình trạng hôn nhân có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ trên Hệ thống, kiểm tra, xác minh thông tin tình trạng hôn nhân của công dân, hoàn tất thủ tục xác nhận tình trạng hôn nhân, chuyển trả kết quả là thông tin về Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (ký số) cho Ủy ban nhân dân nơi tiếp nhận hồ sơ Đăng ký kết hôn.

4.Bước 4:

• Chuyên viên Phòng Tư pháp chuyển Lãnh đạo Phòng Tư pháp kiểm tra, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện ký Giấy kết hôn có yếu tố nước ngoài (ký bản trả trực tiếp cho công dân và ký số vào bản điện tử trả trực tuyến nếu công dân có yêu cầu): 4,5 ngày làm việc.
• Công chức - Tư pháp hộ tịch cấp xã trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ký Giấy chứng nhận kết hôn (ký bản trả trực tiếp cho công dân và ký số vào bản điện tử trả trực tuyến nếu công dân có yêu cầu): 3 giờ làm việc.

1. Bước 5: Hai bên nam, nữ phải có mặt, xuất trình giấy tờ tùy thân (hộ chiếu, chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng) để

xác định đúng nhân thân, kiểm tra thông tin trên Giấy chứng nhận kết hôn, trong Sổ đăng ký kết hôn, khẳng định sự tự nguyện kết hôn và ký Sổ ĐKKH, ký Giấy chứng nhận kết hôn, mỗi bên nam, nữ nhận 01 bản chính Giấy chứng nhận kết hôn.

Lưu ý: Nếu công dân có yêu cầu cấp bản điện tử Giấy chứng nhận kết hôn thì Chuyên viên Phòng Tư pháp hoặc Công chức Tư pháp - Hộ tịch cấp xã chuyển trả kết quả điện tử là Giấy chứng nhận kết hôn được ký số cho người có yêu cầu sau khi có kết quả.

IV.Thành phần hồ sơ

• Biểu mẫu điện tử tương tác ĐKKH, XNTTHN.
• Người có yêu cầu tải lên bản chụp các giấy tờ sau:

+ Giấy tờ hợp lệ để chứng minh người có yêu cầu đủ điều kiện kết hôn;

Đối với kết hôn có yếu tố nước ngoài:

• Giấy xác nhận của tổ chức y tế có thẩm quyền của Việt Nam hoặc nước ngoài xác nhận các bên kết hôn không mắc bệnh tâm thần hoặc bệnh khác mà không có khả năng nhận thức, làm chủ được hành vi của mình;
• Giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân của người nước ngoài do cơ quan có thẩm quyền của nước mà người đó là công dân cấp còn giá trị sử dụng, xác nhận hiện tại người đó không có vợ hoặc không có chồng; trường hợp nước ngoài không cấp xác nhận tình trạng hôn nhân thì thay bằng giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài xác nhận người đó có đủ điều kiện kết hôn theo pháp luật nước đó.
• Người nước ngoài, công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài phải nộp bản sao hộ chiếu/giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu.
• Công dân Việt Nam đã ly hôn hoặc hủy việc kết hôn tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài phải nộp bản sao trích lục hộ tịch về việc đã ghi vào sổ việc ly hôn hoặc hủy việc kết hôn trái pháp luật (Trích lục ghi chú ly hôn).
• Công dân Việt Nam là công chức, viên chức hoặc đang phục vụ trong lực lượng vũ trang phải nộp văn bản của cơ quan, đơn vị quản lý xác nhận việc kết hôn với người nước ngoài không trái với quy định của ngành đó.
• Trường hợp người yêu cầu đăng ký kết hôn đang công tác, học tập, lao động có thời hạn ở nước ngoài thì phải nộp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân do Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài cấp.

+ Hộ chiếu hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Thẻ căn cước công dân hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu. Trường hợp các thông tin cá nhân trong các giấy tờ này đã có trong CSDLQGVDC, CSDLHTĐT, được hệ thống điền tự động thì không phải tải lên;

+ Giấy tờ chứng minh nơi cư trú. Trường hợp thông tin nơi cư trú đã có trong CSDLQGVDC, được điền tự động thì không phải tải lên;

V.Điều kiện thực hiện:

• Việc nộp hồ sơ ĐKKH, XNTTHN trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tỉnh chỉ được thực hiện với điều kiện Cổng dịch vụ công/Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tỉnh đã hoàn thành việc kết nối, khai thác dữ liệu công dân từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và kết nối, liên thông dữ liệu với Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung của Bộ Tư pháp.
• Công dân có yêu cầu giải quyết TTHC ĐKKH, XNTTHN trực tuyến có tài khoản trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc tài khoản định danh điện tử mức độ 2 theo quy định của Nghị định số 59/2022/NĐ-CP ngày 05/9/2022 của Chính phủ quy định về định danh và xác thực điện tử./.

NỘI DUNG BIỂU MẪU HỘ TỊCH ĐIỆN TỬ TƯƠNG TÁC ĐĂNG KÝ KẾT HÔN, XÁC NHẬN TÌNH TRẠNG HÔN NHÂN

1. Thông tin về bên nữ có yêu cầu giải quyết TTHC cấp Đăng ký kết hôn, xác nhận tình trạng hôn nhân

1. Ảnh (trường hợp làm thủ tục đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài);
2. Họ, chữ đệm, tên;
3. Ngày, tháng, năm sinh (tách biệt riêng 03 trường thông tin ngày, tháng, năm);
4. Giới tính;
5. Dân tộc;
6. Quốc tịch;
7. Số định danh cá nhân;
8. Giấy tờ tùy thân: Loại giấy tờ sử dụng (CCCD/CMND/Hộ chiếu/Giấy tờ hợp lệ thay thế); số, ngày, tháng, năm cấp, cơ quan cấp; bản chụp đính kèm;
9. Nơi cư trú (nơi thường trú/nơi tạm trú);
10. Kết hôn lần thứ mấy:
11. Tình trạng hôn nhân;
12. Yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân:

• Có
• Không

1. Nơi xác nhận tình trạng hôn nhân:

II.Thông tin bên nam có yêu cầu giải quyết TTHC cấp Đăng ký kết hôn, xác nhận tình trạng hôn nhân

1. Ảnh (trường hợp làm thủ tục đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài);
2. Họ, chữ đệm, tên;
3. Ngày, tháng, năm sinh (tách biệt riêng 03 trường thông tin ngày, tháng, năm);
4. Giới tính;
5. Dân tộc;
6. Quốc tịch;
7. Số định danh cá nhân;
8. Giấy tờ tùy thân: Loại giấy tờ sử dụng (CCCD/CMND/Hộ chiếu/Giấy tờ hợp lệ thay thế); số, ngày, tháng, năm cấp, cơ quan cấp; bản chụp đính kèm;